Создание каталога в мастере слияния
Вы разослали приглашения на свадьбу и хотите составить точный список гостей, обзвонив всех приглашенных? Тогда вам просто необходимо создать каталог — один из инструментов мастера слияния.
Слияние — это, без сомнения, одна из самых эффективных и совершенных функций, которые есть в Word. Для выполнения поставленной задачи нужно шаг за шагом создать документ слияния и настроить поля слияния. Как известно, функцию слияния можно использовать для отправки одного и того же письма большому числу разных получателей. Вместо того чтобы для отправки каждого письма вводить адрес получателя вручную, Word объединяет основной документ, который служит как шаблон (или типовое письмо), с источником данных (или базой данных), в которой содержатся адреса получателей. Благодаря этому процессу создается новый документ, содержащий столько же страниц, сколько насчитывается адресатов.
Учитесь управлять базой данных
Путь к успешному слиянию лежит, в первую очередь, в правильной организации вашей базы данных. Зачастую эта база представляет собой простую таблицу Word с максимальным количеством информации об адресатах. Разбейте таблицу на столбцы и каждому из них дайте название (например, «Имя», «Фамилия», «Адрес» и т.д.). По желанию можно включить в таблицу и номера телефонов, факсов, электронные адреса. Таким образом, каждая строка таблицы будет соответствовать описанию одного получателя. Сохраните получившуюся базу данных и откройте затем пустой документ. Выберите в меню «Сервис» команду «Письма и рассылки» и выберите «Слияние». После этого вам останется только последовательно выполнить шаги, которые предложит мастер слияния. Добавьте поля слияния в основной документ и напишите ваше письмо. Ваш документ готов к рассылке.
Инструкция по выполнению слияния
Существует три вида документов, с которыми может быть связана ваша база данных. Наиболее часто используемый вид — типовое письмо. Имя, фамилия и другая информация об адресате вставляются в это письмо и, таким образом, создается индивидуальное письмо для конкретного получателя. Тип документа для слияния выбирается на первом этапе работы с мастером. Также Word предлагает и другие виды документов слияния, например
наклеики, которые затем можно будет наклеить на большие конверты или упаковки с товаром. Конверты маленького формата можно распечатать непосредственно. Еще одна возможность, предлагаемая мастером слияния -каталог. Он позволяет составить список людей, которым вы отправили типовое письмо. Этот список особенно пригодится в том случае, если через неделю после рассылки приглашения вы захотите обзвонить этих людей и убедиться, что все приглашенные прибудут на ваш праздник. Вы можете также использовать список адресатов для того, чтобы помечать в нем фамилии людей, ответивших на ваше рекламное предложение.
И на основании полученной информации делать выводы об эффективности вашей рекламы. С помощью каталога можно контролировать отклики на вашу прямую рекламу: с этого момента рекламные письма больше не будут рассылаться наугад.
Создание каталога
Далее мы создадим каталог, который поможет обзвонить всех приглашенных на банкет, с целью составления точного списка гостей.
Откройте новый документ Word. Найдите в меню «Сервис» команду «Письма и рассылки» и выберите «Слияние».
В правой части окна появится область задач «Слияние». Выберите в качестве типа документа «Каталог» и подтвердите ваш выбор, нажав ссылку «Далее».
На втором этапе выберите вариант «Текущий документ», а на третьем нажмите ссылку «Обор» (чтобы использовать для создания каталога имена и адреса из той же базы данных, которая ранее использовалась для создания рассылки приглашения). Выберите файл базы данных с адресами и нажмите кнопку «Открыть».
Закройте окно базы данных и перейдите к следующему этапу процесса слияния. Нажмите на панели инструментов «Слияние» кнопку «Вставить поля слияния». В появившемся диалоговом окне по очереди выберите нужные поля слияния и добавьте их в документ при помощи кнопки «Вставить». По окончании закройте диалоговое окно, нажав «ОК».
Для того чтобы вам было проще проводить телефонный опрос, подготовьте строку с вариантами ответов на ваш вопрос. Чтобы добавить рядом с каждым вариантом поле для отметки, войдите в меню «Вид», найдите в списке «Панели инструментов» команду «Формы» и вставьте рядом с каждым вариантом ответа форму «Флажок». Не забудьте в конце вставить разрыв строки, нажав клавишу [Enter].
Теперь у вас есть возможность отформатировать документ, хотя это не обязательно, если он не предназначен для печати. Завершите работу с мастером слияния, и вы получите удобный для работы каталог с перечнем всех людей, которым вы разослали приглашение.
