Объединение документов для слияния

При создании большого документа функция объединения файлов программы Word просто незаменима. Так же она необходима и для слияния.

Объединение файлов в Word -это создание главного документа из нескольких уже готовых файлов. Данная функция особенно полезна для тех, кто часто создает объемные документы, состоящие из нескольких сотен страниц. В этом случае гораздо удобнее работать с небольшими файлами отдельных глав или разделов, чем с одним большим файлом. Обработка отдельных файлов не представляет для пользователя большой проблемы. Но нужно постоянно помнить, что все изменения вносятся не в один документ, а сразу в несколько.

Объединение — это также и основа для подготовки файлов к слиянию. Оба эти понятия, впрочем, чаще всего встречаются вместе. Слияние — технология, позволяющая объединить источник данных (например, данные в виде таблицы Word или Excel или базу данных Access) с основным доку

ментом (например, шаблоном письма, этикетки или конверта).

Представим себе, что источник данных — это список адресов. В таком случае вы можете автоматически отправить одно и то же письмо разным адресатам без особых проблем. Вы экономите время и место на жестком диске, ведь документ, предназначенный для всех получателей, сохраняется на диске всего один раз. Редактор Word автоматически обрабатывает ваш источник данных и для каждого получателя выводит на печать письмо, созданное на основе шаблона. При этом в каждое письмо вставляется имя и адрес соответствующего адресата.

Мастер слияния

Word 2003 содержит целый ряд различных дополнений и изменений, касающихся функций объединения и слияния. Поэтому описанные далее процессы в большинстве случаев не подходят для более ранних версий программы. Осуществить слияние с помощью Word можно

двумя способами. Первый способ — непосредственная работа с панелью «Слияние». Для того чтобы вызвать эту панель, откройте из меню «Вид» команду «Панели инструментов», а затем найдите «Слияние». Или откройте из меню «Сервис» команду «Письма и рассылки» и выберите «Показать панель инструментов слияния». Однако этот способ подходит, скорее, опытным пользователям, которые точно знают, что и как нужно делать. Второй способ выполнения процесса

слияния в большей степени основан на интуитивном подходе, так как здесь вам на помощь приходит мастер слияния. Для вызова этого мастера откройте в меню «Сервис» команду «Письма и рассылки» и выберите «Слияние». В Word 2003 область задач «Слияние» появляется в правой части окна. И все, что вам теперь нужно сделать, это определить тип документа, который вы хотите создать, а далее последовательно выполнять шаги, предлагаемые мастером слияния. Завершается процесс слияния печатью созданного документа.

Создание документа с помощью мастера

Мастер слияния — пожалуй, самая эффективная помощь при создании документа слияния. Рассмотрим это на примере создания письма, которое надо отправить различным адресатам.

Откройте или создайте ваше письмо в редакторе Word и запустите мастер слияния из меню «Сервис», выбрав «Письма и рассылки/Слияние». Затем выберите тип документа для слияния и нажмите ссылку «Далее», расположенную в нижней части области задач. В нашем примере мы выбрали вариант «Письма». Точно так же вы можете создать и другие документы для рассылки по электронной почте, например конверты или наклейки.

Определите, какой документ вы хотели бы взять за основу вашего письма (в нашем примере мы взяли «Текущий документ»). Однако Word предложит вам также варианты «Шаблон», позволяющий создать новый документ по шаблону, и «Существующий документ». По окончании нажмите ссылку «Далее».

Выберите список или базу данных с адресами получателей. В нашем примере у нас уже есть база адресов в формате Access. Для выбора нужного файла нажмите ссылку «Обзор» и найдите нужную базу данных. В качестве альтернативы вы можете выбрать вашу адресную книгу Outlook или вручную создать файл с адресами.

В окне «Получатели слияния» можно изменить содержание списка: внести изменения в данные или провести сортировку данных. Таким образом, в случае необходимости вы можете поменять порядок столбцов, перетащив столбцы при помощи мыши. Нажмите кнопку «ОК», а затем ссылку «Далее». Что касается кнопки «Проверить» в диалоговом окне «Получатели слияния», то позднее (когда в России появится такой сервис) вы сможете проверять правильность ваших адресов в режиме онлайн.

Теперь нам нужно вставить в наш документ поля слияния. Word предлагает на выбор следующие поля: «Блок адреса», «Строка приветствия» и «Почтовая марка». Вариант «Другие элементы» дает возможность напрямую обратиться к полям базы данных, чтобы выбрать нужное поле.

Выберите «Блок адреса». Нажмите кнопку «Подбор полей» и проверьте, верно ли Word установил соответствие между полями базы данных и полями слияния. Подтвердите свой выбор, нажав «ОК», и поле слияния «Блок адреса» будет добавлено в ваш документ. Нажмите ссылку «Далее».

Проверьте работу в последний раз, просмотрите список получателей и затем нажмите ссылку «Далее». На последнем этапе при необходимости можно изменить текст вашего письма слияния и даже изменить каждое письмо по отдельности при помощи ссылки «Изменить часть писем». После этого вам останется только распечатать готовое письмо слияния и, в конце концов, разослать.